6 fattori per un’implementazione di successo di un sistema di gestione delle informazioni di laboratorio (LIMS)

17 Luglio 2020
informazioni

Hai implementato una soluzione di gestione delle informazioni di laboratorio senza trarne davvero vantaggio?

 

Sfortunatamente, è frequente scoprire che la soluzione di gestione delle informazioni di laboratorio che è stata implementata non fornisce tutte le risorse e le informazioni di cui il laboratorio e tutte le altre funzioni aziendali potrebbero trarre beneficio.

 

 

Troppi fattori influenzano il successo di un’implementazione del sistema, indipendentemente dal fornitore, dal tipo di laboratorio o dalle dimensioni. Troppo spesso il progetto viene ritardato. Troppo spesso la fase 2 non decolla mai. Gli utenti finali finiscono per usare parti molto limitate del sistema, perdendo l’opportunità di utilizzarlo al suo massimo potenziale.

 

6 fattori per un’implementazione di successo di un sistema di gestione delle informazioni di laboratorio

 

1. Utilizzare l’approccio giusto durante la fase di acquisto

Il processo di selezione di un sistema software non riguarda solo il prodotto, ma anche la società che stai per coinvolgere in una relazione a lungo termine. Ci sono problemi critici da esaminare prima dell’acquisto e le informazioni del fornitore dovrebbero consentire una valutazione della qualità dei loro processi e del design del loro software.

Un punto di partenza essenziale è il piano di progetto proposto e la sua granularità, inclusi nomi, ruoli e curriculum vitae delle persone coinvolte nel progetto. La qualità di questo primo documento ti dirà già molto.

La tua azienda ha anche una responsabilità critica nelle fasi iniziali: chiari requisiti aziendali e tecnici eviteranno incomprensioni per garantire che:

  • Tutti i moduli software necessari per completare il progetto sono inclusi nell’offerta. Se manca qualcosa mentre i requisiti sono perfettamente chiari questi moduli dovrebbero essere fornito senza costi aggiuntivi
  • Le fasi di implementazione non hanno lo scopo di scoprire i costi nascosti in tutto il progetto. Tutto dovrebbe essere chiarito in anticipo (ad es. licenze aggiuntive necessarie, servizi aggiuntivi, costi di manutenzione)
  • La connessione degli strumenti è sempre molto sottovalutata. Quanti strumenti devono essere collegati, quando e i relativi costi di qualsiasi tipo (software, servizi, software di terze parti, ecc.)
  • Elenco della documentazione messa a disposizione dal fornitore (ad esempio IQ, OQ, release notes, documenti tecnici, documenti di gestione del progetto, manuali di qualità, ecc.)
  • I futuri aggiornamenti e upgrade dovrebbero essere chiari fin dall’inizio: con quale frequenza, sapere se è richiesto il supporto del fornitore, è necessaria un’ulteriore convalida
  • La preparazione di una proiezione di investimento di 5 anni, compresi software, servizi, validazione, manutenzione al minimo

 

2. Mettere in campo la squadra

Il fattore umano è la chiave per un progetto di trasformazione digitale di successo. Idealmente, il project manager, abilitato e supportato dal suo sponsor del progetto, dovrebbe essere autorizzato a riunire persone competenti e dedicate al progetto. Nel mondo reale, spesso non è così. Le persone selezionate sono già molto impegnate e coinvolte in altri progetti.

In ogni caso, non trascurare l’aspetto di gestione del cambiamento e pianifica con largo anticipo come si desidera affrontarlo. Raccomandiamo caldamente di coinvolgere i membri del team con largo anticipo nel progetto al fine di ottenere il loro appoggio e, si spera, convertirli in evangelisti.

 

3. Mangiare l’elefante

Una semplice dichiarazione sulla gestione dei progetti. Definire pietre miliari chiare ed obiettivi raggiungibili in brevi periodi di tempo ti porteranno al successo.

Insieme a un buon piano di comunicazione con il tuo team e le parti interessate, sarai in grado di mostrare i risultati, sollevare preoccupazioni, guidare i cambiamenti quando necessario e festeggiare.

 

4. Gestione delle richieste di modifica

Eventuali modifiche influenzeranno il piano di progetto. Non ci sono piccole modifiche al di fuori dell’ambito già concordato che non influiranno sul tempo e sui costi del progetto.

Le modifiche influiscono anche sull’agenda del fornitore che potrebbe non essere più in grado di attenersi al piano di progetto iniziale perché le loro risorse sono già assegnate ad altri progetti. Potresti finire in coda nella loro agenda e finire in un ciclo infinito di conflitti tra la tua e la loro.

 

5. Comprensione del fornitore

Sei il cliente e come tale il fornitore si prende cura di te e del successo dell’implementazione. Un cliente che ha una brutta esperienza nell’implementazione del proprio sistema è peggio che perdere l’affare dal punto di vista della reputazione. Il nome della tua azienda non può essere utilizzato come riferimento. Il rischio è che il fornitore consideri il tempo e il costo necessari per recuperare la tua soddisfazione sia troppo alto per classificarlo come progetto sostenibile. Il progetto di implementazione dovrebbe essere sempre una collaborazione vantaggiosa per tutti.

 

6. Pianificazione della convalida con largo anticipo

La corretta documentazione e l’esecuzione della convalida del sistema informatico sono una risorsa fondamentale per dimostrare agli auditor il livello e la maturità del sistema di gestione della qualità. Ricorda che il concetto di convalida del sistema informatico è generalmente collegato a pochi mercati. Questo non è assolutamente il caso. Tutti i clienti devono verificare che il sistema consegnato sia conforme alle aspettative. Ciò avviene testando le funzionalità fornite, indipendentemente dal mercato in cui operi.

La maggior parte della documentazione richiesta per la corretta esecuzione della convalida dovrebbe essere disponibile all’avvio dell’implementazione. Che ci crediate o no, questo influenzerà già il successo della vostra implementazione perché tutte le informazioni raccolte in questi documenti costituiranno la spina dorsale del vostro progetto, il riferimento chiave per tutte le parti coinvolte. Di seguito è riportato un elenco (non completo) di documenti da tenere in considerazione durante la preparazione e l’esecuzione del progetto

  • Preparazione del progetto
    • Piano di progetto di alto livello e informazioni sul team di progetto
    • Statement of Work
    • Contratto di licenza software o Contratto di abbonamento
    • Descrizione dei servizi di manutenzione
    • Informazioni sul sistema di qualità del fornitore
    • Documenti tecnici relativi all’integrazione del sistema e al collegamento degli strumenti
    • Requisiti aziendali, tecnici, aziendali, IT e normativi minimi
  • Implementazione del progetto
    • Piano di progetto dettagliati
    • IQ, OQ e PQ
    • Piano generale di convalida
    • Gestione della comunicazione
    • Gestione delle richieste di modifica
    • Gestione degli eventuali problemi riscontrati durante l’esecuzione

L’aggiornamento o la sostituzione di un vecchio sistema diventerà un aspetto critico della gestione dei dati di laboratorio nel prossimo futuro. Molti sistemi che sono stati implementati anche più di 10 anni fa sono ancora operativi. Stanno causando enormi difficoltà dal punto di vista tecnico e di manutenzione o semplicemente non offrono più le risposte alle esigenze aziendali. I progetti di aggiornamento o sostituzione potrebbero essere estremamente complessi.

Vi possiamo aiutare. La revisione dei processi è un’opportunità per parlare ed evidenziare i limiti e le aspettative durante seminari coordinati dai nostri esperti. I requisiti e le priorità si evidenziano facilmente per un migliore processo decisionale sugli obiettivi del progetto di aggiornamento o sostituzione del vecchio sistema.

Se avete domande non esitate a contattarmi: Roberto.Castelnovo@NL42.com

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