Gettare le basi per un laboratorio paperless

5 ottobre 2018
NL42

Il laboratorio analitico intelligente sta diventando sempre di più realtà: un laboratorio automatizzato dove i dati, metodi e processi sono condivisi senza interruzioni tra le applicazioni software e gli strumenti analitici

 

L’obiettivo finale di un laboratorio digitalizzato è quello di sfruttare il potere dei dati in modo da fornire informazioni utili e una business intelligence, per i responsabili delle decisioni, ad ogni punto del ciclo di vita dei dati. È noto, che in realtà raramente un laboratorio si libera totalmente dai processi cartacei. Per motivi diversi, l’integrazione di strumenti rimane, sempre, l’ultima fase del progetto, gli utenti finali hanno difficoltà nell’interagire con gli strumenti nel modo corretto, i file Excel sono sempre una risorsa chiave nel prendere decisioni, etc.

Se le decisioni iniziali si concentrano sulle soluzioni che permettono di guadagnare efficienza e ridurre il tempo necessario per l’introduzione dei propri prodotti sul mercato, è consigliabile affrontare i progetti di trasformazione digitale con una buona cognizione dei punti sotto evidenziati per evitare frustrazioni e bassi ritorni sull’investimento.

 

Riprogettazione dei processi di business

Un progetto di trasformazione digitale è la più grande opportunità per rivedere i processi e cercare un miglioramento. La fase di riprogettazione, prima ancora della selezione di qualsiasi strumento informatico, è il punto più rilevante che può fare la differenza.

L’obiettivo della trasformazione digitale è convertire i processi di laboratorio e di organizzazione dei dati, da cartacei a sistemi computerizzati. I processi perciò, devono essere revisionati, modificati e progettati per definire chiaramente come l’intero ciclo di vita dei dati sarà disposto. Nei laboratori, il ciclo di vita delle informazioni parte da una richiesta di analisi fino all’emissione del certificato di analisi, includendo l’archiviazione e lo stoccaggio come fasi finali. Il processo di digitalizzazione punta alla generazione di una serie di documenti che portano il laboratorio nella posizione di poter gestire richieste e campioni, e di eseguire gli incarichi richiesti.

Un passo fondamentale è quello di analizzare i sistemi che sono già parte del processo, in modo da capire se essi siano in linea con le richieste dell’azienda, i bisogni di business, la strategia IT aziendale o se debbano essere aggiornati o sostituiti. Da qui, i processi e i sistemi vengono mappati per visualizzare il flusso dei dati lungo il loro ciclo di vita. Questo passa da una collezione di dati grezzi e metadati, organizzazione degli stessi, processi di decisione e archiviazione. La migliore soluzione può essere composta da un unico strumento informatico o da una combinazione di sistemi, da un unico venditore, o più di uno, in base a come questi sistemi possano essere facilmente integrati.

 

Processo di selezione

La selezione di sistemi che sono necessari per supportare i processi e che ben si combinano con la strategia IT, è il punto chiave in un progetto di implementazione. Attraverso la selezione dello strumento informatico che soddisfa i bisogni richiesti e di un fornitore che si impegna in una affidabile relazione a lungo termine, il laboratorio crea le condizioni per una implementazione efficace, tenendo sotto controllo i quattro maggiori fattori di successo: costo, tempo, qualità e persone. Il team e l’obbiettivo del progetto devono essere chiaramente definiti, le richieste degli utenti devono essere opportunamente articolate, i costi del progetto e il tempo stimato devono essere comunicati ai responsabili della propria società.

In un completo processo di trasformazione digitale, questi sono i 5 passi consigliati una volta arrivati al momento della scelta della migliore soluzione.

Se si dovesse optare per una consulenza esterna, questi sono i punti che noi andremmo a seguire per accompagnarvi nella selezione del vostro sistema di data management. È raccomandato coinvolgere risorse esterne che potrebbero aiutare nel progettare la selezione nella maniera più trasparente possibile, aggiungendo la conoscenza del mercato, che è critica nell’indentificare i potenziali fornitori di ogni sistema. Questo è stato descritto nel precedente articolo

 

Costi e Benefici

La corretta implementazione di un laboratorio paperless genererebbe un significativo numero di benefici per il laboratorio stesso e la società. Tuttavia, è anche importante stimare i costi del progetto.

Benefici:

  • Benefici riguardanti il tempo: l’uso di un processo non cartaceo riduce significativamente il tempo richiesto per completare l’intero processo. Il tempo stimato risparmiato, per ogni processo, va dal 30% al 40%.
  • Benefici riguardanti i costi: i processi non cartacei riducono i costi di un mantenimento paper-based, come l’archiviazione.
  • Benefici riguardanti la qualità: questi sono relativi alla riduzione della possibilità di errore durante l’esecuzione di processi, come le trascrizioni manuali.

Costi:

  • Costi iniziali – relativi alle fasi di preparazione del progetto, includendo il processo di selezione.
  • Costi di implementazione – il costo complessivo dei prodotti e dei servizi richiesti per l’implementazione del/i sistema/i.
  • Costi di trasferimento dati – i costi relativi allo spostamento dei dati dai sistemi usati già dal laboratorio.
  • Costi di convalida – il costo per convalidare il/i sistema/i.
  • Costi di mantenimento – tipicamente una tassa annua richiesta dal fornitore.
  • Costi di follow-up – i costi relativi al mantenere il sistema aggiornato, secondo i cambiamenti nelle richieste di business, i processi di laboratorio, etc.

 

Implementazione del sistema

Una volta che le basi sono state gettate, è tempo per l’implementazione del sistema. Per garantire un processo corretto, delle iniziative di management del progetto dovrebbero essere prese in considerazione durante l’esecuzione delle attività. Il livello di conoscenza di management del progetto che viene richiesto può variare a seconda della complessità dell’implementazione. Questo può permettere di completare il progetto con successo secondo i costi, tempi e qualità definiti. In aggiunta, deve essere stabilita una comunicazione appropriata, per assicurare la corretta conoscenza delle informazioni riguardanti il progetto, da parte dei responsabili della propria società e degli stakeholder.

 

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Scheda Aziendale: NL42 CONSULTING

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