Come le Nuove Tecnologie stanno influenzando i progetti di digitalizzazione

17 Febbraio 2020
tecnologie

Come cambia la valutazione e la validazione dei fornitori di software

 

L’informatica è in continua evoluzione e non smetterà mai di incorporare nuove tecnologie, linguaggi, concetti e metodologie. Come per molte altre scienze, la sua evoluzione ha raggiunto un ritmo oggi difficile da seguire.

Il risultato è la disponibilità di soluzioni che solo pochi anni fa erano inimmaginabili, consentendo l’automazione e la digitalizzazione dei processi.

 

Rispetto a soli 10 anni fa, le capacità di memorizzazione di un’incredibile quantità di informazioni in piccoli dispositivi e la velocità di connessione a Internet sono drasticamente aumentate. Tra i numerosi vantaggi, due grandi opportunità hanno permesso ai clienti di cambiare il loro modo di lavorare e di accedere ai dati. Da un lato, la possibilità di eseguire attività su dispositivi mobili e, dall’altro, di recuperare informazioni al di fuori della rete aziendale ad una velocità che è aumentata esponenzialmente nel tempo. Questi due importanti cambiamenti permettono ai clienti di prendere in considerazione le applicazioni mobili e di connettersi a soluzioni di gestione dei dati via internet.

Quando si entra nel mondo del laboratorio, possiamo sicuramente immaginare oggi che i membri del team di laboratorio possano svolgere attività senza la necessità di cercare disperatamente un computer per svolgere le loro attività quotidiane o, peggio ancora, rimandare l’acquisizione dei dati fino a raggiungere il desktop del computer. L’installazione di applicazioni dedicate su dispositivi mobili (smartphone, tablet, ecc.) dovrebbe essere sufficiente per svolgere i compiti praticamente da qualsiasi luogo e in qualsiasi circostanza.

 

L’aspetto tecnico: Dispositivi mobili, Connessione remota

L’utilizzo di dispositivi mobili è evidentemente una grande opportunità per semplificare il lavoro. La possibilità di spostarsi in diversi luoghi fisici e, allo stesso tempo, di immagazzinare, recuperare e manipolare le informazioni è un enorme miglioramento in termini di efficacia.

In linea di principio, i membri del laboratorio possono essere in grado di svolgere compiti urgenti anche se non sono fisicamente presenti nei locali dell’azienda, come la revisione e le approvazioni.

L’impatto sull’equilibrio tra lavoro e vita personale di tali tecnologie è un argomento che merita da solo un altro articolo dedicato.

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Tuttavia, basta considerare le grandi opportunità di risolvere questioni urgenti semplicemente aprendo un’applicazione installata su un dispositivo mobile o accedendo all’applicazione di laboratorio tramite l’indirizzo web internet.

Le modifiche implicite nell’introduzione e nell’accettazione delle applicazioni mobili hanno a che fare con la sua manutenzione e sicurezza. In un certo senso, questi tipi di soluzioni sono simili alle soluzioni client/server introdotte sul mercato diversi anni fa. Le ramificazioni sono per lo più legate alla capacità dell’azienda di mantenere le applicazioni correttamente aggiornate, di garantire un accesso sicuro ai dati e di proteggere i dispositivi dai rischi di attacchi informatici.

 

L’aspetto tecnico: I miei dati nella nuvola

Mentre il concetto di app mobile è relativamente semplice da descrivere, quello di archiviazione dei dati al di fuori della rete aziendale crea facilmente confusione e porta a pensare alla perdita di controllo e l’alto rischio.

Per quanto riguarda l’archiviazione dei dati, al momento sono disponibili solo due opzioni. I dati possono essere memorizzati all’interno della rete aziendale o meno.

Si noti che anche se fisicamente i dati possono essere memorizzati in una data farm di proprietà di una società separata, l’intera responsabilità dei dati rimane a carico del cliente. Nello scenario più tradizionale, i dati sono memorizzati in un computer installato nella sala server presso la sede del cliente.

Recentemente i clienti hanno deciso di esternalizzare l’uso dello spazio fisico selezionando aziende dedicate che conservano i dati del cliente in sale computer molto grandi che ospitano i dati di più aziende contemporaneamente.

Entrambe le opzioni dovrebbero essere valutate esattamente allo stesso modo, in quanto ci sono pro e contro da considerare e bilanciare in base alle corrette esigenze di business dell’azienda.

Quando si ospitano i dati, il cliente è responsabile del fatto che i dati siano salvati fisicamente e logicamente in modo corretto, controllati e protetti da eventuali attacchi esterni.

Quando l’hosting viene esternalizzato ad un’altra azienda, il cliente rimane in gran parte responsabile della sicurezza dei dati in caso di ispezioni. Durante le ispezioni, grande attenzione sarà dedicata al Service Level Agreement, SLA, firmato con l’azienda che gestisce le attività di hosting.

Il “Cloud” è sicuramente la nuova tendenza. Anche se non ampiamente utilizzato nei laboratori, è oggi un approccio consolidato e verificato. È ampiamente utilizzato dai fornitori di applicazioni e noi tendiamo ad utilizzarlo anche senza pensarci veramente. Troppo spesso, devo ricordare ai clienti preoccupati dell’approccio “cloud” del loro archivio di mail privati e delle immagini del telefono. Vengono memorizzate nel cloud e recuperate ogni giorno dai dispositivi mobili.

 

Selezione di nuove tecnologie

I venditori a volte approfittano della confusione relativa al concetto di “cloud” per rimanere in gioco, sulla cresta dell’onda, mentre la realtà tecnica è significativamente diversa. Alcune applicazioni di laboratorio sono ancora basate su client/server e mascherate da un guscio web. Quando sembra che si stia accedendo all’applicazione tramite web explorer, in realtà si sta ancora raggiungendo l’applicazione nel server della propria azienda. I limiti sono evidenti anche dal punto di vista dell’utilizzo pratico dell’utente. Più critica è la parte informatica dell’equazione che costringe il cliente a prestare molta attenzione all’architettura complessiva per garantire il suo corretto funzionamento.

La realtà è che queste applicazioni sono molto dipendenti dalla configurazione del computer e possono richiedere alcuni software installati su ogni PC e possono necessitare di alcune infrastrutture specifiche per funzionare.

Quando si seleziona un software, è importante aggiungere questi punti sulla bilancia e imparare a valutare le applicazioni da una nuova prospettiva.

Le app sono eccellenti per attività semplici, mentre le operazioni complesse potrebbero non essere possibili. Questo vale per qualsiasi app che si possa utilizzare per uso professionale o personale. Ognuno di noi ha sperimentato i diversi livelli di attività disponibili nella versione web di un software e della relativa app.

 

La validazione di nuove tecnologie

Le diverse opzioni di memorizzazione hanno implicazioni diverse per i clienti. È significativamente diverso il processo di validazione se è legato ad un’applicazione client/server “mascherata” da eseguire come applicazione web rispetto ad un “vero” software web.

Quando si accede ad un’applicazione client/server da un browser, c’è una simulazione di un’applicazione web con ramificazioni tecniche che ha anche un impatto sulla convalida. Dobbiamo essere sicuri che sul computer siano installate le versioni corrette del browser compatibili con le minuscole applicazioni necessarie per simulare l’ambiente web, ecc.

Mentre le applicazioni web native dipendono tipicamente solo dall’uso delle versioni più recenti dei browser, quelle basate su client/server potrebbero essere limitate dalla versione del browser da utilizzare.

Al di fuori degli aspetti tecnici dell’equazione, l’utilizzo di questo tipo di applicazioni richiede ancora uno sforzo significativo nella definizione dell’utilizzo dell’applicazione. Il tempo necessario per progettare la configurazione e la personalizzazione del sistema è direttamente proporzionale al tempo, all’energia e al costo richiesto per la sua manutenzione.

Il cliente è proprietario dell’applicazione ed è responsabile della sua corretta manutenzione, in particolare quando vengono rilasciate nuove versioni dell’applicazione. È quindi necessario anche un ulteriore sforzo di convalida.

Recentemente numerose applicazioni software dedicate stanno entrando con forza nel mercato dell’informatica di laboratorio. Esse diventano una vera alternativa per i clienti grazie al loro approccio innovativo e alla loro conoscenza del settore e dei processi.

Queste applicazioni sono gestite direttamente dal fornitore e si basano sul concetto che tutti i clienti stanno utilizzando la stessa versione del prodotto che viene aggiornata regolarmente senza l’intervento del cliente.

Anche se questa opzione può sembrare piuttosto impegnativa da capire e da accettare all’inizio, è in realtà l’infrastruttura che diventerà più comune nel prossimo futuro. Essa comporta la fiducia nel fatto che le nuove versioni sono accuratamente progettate e convalidate prima del rilascio. Viene fornita una nota di rilascio per evidenziare i miglioramenti e le nuove funzionalità implementate e la convalida diventa una semplice valutazione del rischio.

Mentre l’implementazione tradizionale richiede un lavoro supplementare per adattare l’applicazione ai requisiti del cliente, le nuove applicazioni si basano sull’accettazione di configurazioni “guidate dal mercato”. Una configurazione standard costruita a partire dai requisiti di una grande platea di clienti, dall’industria di riferimento e dai requisiti normativi.

La configurazione standard è quindi altamente raccomandata per facilitare l’implementazione e la convalida dell’applicazione. La quantità di tempo, i costi e gli sforzi si riducono così drasticamente che viene naturale adattare i processi aziendali alla proposta del fornitore piuttosto che tornare ai vecchi tempi in cui ognuno costruisce la propria soluzione.

Anche se questa opzione può sembrare molto impegnativa da affrontare, in realtà è l’opzione che offre grandi vantaggi ai clienti. Da un lato, tutte le sfide tecniche scompaiono, in quanto il fornitore è pienamente responsabile dei dati e dell’applicazione. Poi il sistema viene validato “out-of-the-box”, in quanto l’applicazione non viene modificata affatto. La documentazione di sistema offerta dal fornitore come “kit di convalida” è in grado di coprire la maggior parte dei requisiti di documentazione. Considerando l’ampia riduzione dei costi per le attività di IT e di validazione, questa opzione è certamente meno costosa a lungo termine.

Ancora più importante, il cliente è meno dipendente dal fornitore. L’uso del prodotto non viene offerto come licenza perpetua più i costi di manutenzione come avviene con le soluzioni tradizionali. Viene offerto come abbonamento che può essere annullato in qualsiasi momento senza attendere che l’ingente costo iniziale della licenza sia sufficientemente ammortizzato.

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Alcune aziende che vendono questo tipo di applicazione offrono anche un trasferimento automatico di dati da soluzioni della concorrenza. Questo significa che il passaggio da un’applicazione all’altra non dovrebbe essere più un duro colpo, e come tale la concorrenza si sta rafforzando e le applicazioni stanno diventando più intelligenti.

Anche in questo caso, è evidentemente un approccio completamente diverso che richiede al cliente di adattare i propri processi di business, piuttosto che modificare un’applicazione software complessa. Anche se questa non è una realtà comune oggi nei laboratori, lo sarà certamente in futuro, perché sta già accadendo.

 

Gestione della selezione dei fornitori

È evidente che la possibilità di utilizzare applicazioni software mobili invece di collegarsi tramite computer e il fatto che i dati non siano fisicamente controllati dai clienti hanno un grande impatto sul processo di selezione del fornitore.

L’uso delle app può essere considerato un’opzione molto interessante per gli utenti finali. Il concetto di mobilità di cui godiamo nella nostra vita privata può essere considerato un’alternativa interessante all’uso del computer. Come tale, è fondamentale valutare l’impatto dei costi e l’impatto di convalida di questa opzione prima di impegnarsi in un progetto basato sulla mobilità.

L’impatto dei costi è direttamente correlato ai dispositivi mobili che verrebbero utilizzati nelle diverse aree del laboratorio ed eventualmente all’esterno quando alcuni dati vengono raccolti sul campo. Di conseguenza, l’uso delle app trasferisce l’intero concetto di progetto all’infrastruttura “client/server”. Richiede la valutazione del costo per la validazione dell’architettura e la manutenzione dei dispositivi, in particolare in termini di sicurezza. I dispositivi mobili dovrebbero essere trattati in modo simile ai computer e garantire che non vengano installate applicazioni aggiuntive se non autorizzate, al fine di evitare conflitti, malfunzionamenti e violazioni della sicurezza. In un primo momento, questa nuova infrastruttura richiede uno sforzo aggiuntivo che dovrebbe essere bilanciato correttamente con gli evidenti vantaggi che la mobilità offre, come il tempo risparmiato per la memorizzazione dei dati, la disponibilità immediata delle informazioni, ecc.

Suggeriamo sempre di effettuare un’analisi finanziaria prima di abbracciare una tecnologia che ha evidenti vantaggi e chiari costi associati.

Per quanto riguarda la validazione, come già detto in precedenza, stiamo validando un’infrastruttura molto simile a quella del client/server. L’impatto finanziario è molto simile.

L’implementazione del progetto può avere vantaggi significativi utilizzando le app, in quanto gli utenti finali utilizzerebbero funzionalità limitate con costi di formazione e rischi di errore ridotti.

Se si sta pensando di utilizzare applicazioni di laboratorio senza utilizzare app, consigliamo comunque di verificare che si stia selezionando una “vera” applicazione web, progettata per essere eseguita su browser web, beneficiando delle funzionalità di base offerte da questo tipo di applicazioni. Come esempio concreto, una vera applicazione web dovrebbe essere reattiva e in grado di ridisegnare automaticamente le pagine dell’applicazione quando viene eseguita su un computer o su un tablet per evitare che pagine dell’applicazione di certe dimensioni non siano semplicemente gestibili su schermi piccoli. In secondo luogo, le applicazioni web sono più facili da convalidare in quanto non richiedono l’installazione di alcun software sul computer.

 

Conclusioni

Se la vostra azienda è pronta a sfidare lo “status quo” e a valutare la possibilità di adattare i processi aziendali ad una soluzione preconfigurata basata sulle esperienze di mercato, Software as a Service, SaaS, questa opzione è molto raccomandata perché elimina i costi IT, riduce in larga misura i costi di convalida, riduce la manutenzione del sistema e i suoi costi di convalida ripetitivi e i costi complessivi del progetto riducendo i tempi di implementazione.

Se state ancora considerando un approccio tradizionale, il tempo dedicato ad adattare il sistema alle vostre esigenze di business dovrebbe essere l’elemento fondamentale della selezione. Il costo complessivo del progetto è direttamente proporzionale al tempo necessario per adattare il sistema.  Ha un impatto diretto sugli sforzi di convalida, e richiederà risorse IT e di business dedicate per la manutenzione del sistema per un lungo periodo di tempo. Oltre a questo, l’infrastruttura del sistema e la roadmap del prodotto dovrebbero essere attentamente valutate per capire se il prodotto sta evolvendo verso una “vera” architettura web.

In qualità di organizzatori del congresso della Paperless Lab Academy e come consulenti indipendenti per la selezione del software, possiamo fornire un panorama completo delle soluzioni attualmente disponibili sul mercato in termini di funzionalità e tendenze future.

 

Se siete interessati ad una consulenza gratuita di 30 minuti, non esitate a contattarci all’indirizzo info@nl42.com

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